Privacyreglement van Heijkants & Partners B.V.

In dit reglement laat Heijkants & Partners B.V. zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy. 

Privacy speelt een belangrijke rol in onze hedendaagse informatiemaatschappij en daar waar het de relatie tussen de consument en het bedrijfsleven betreft. Bedrijven en organisaties hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Zij zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van consumenten. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

In de kern komt onze privacyverklaring er op neer dat wij uw persoonsgegevens:

  • alleen gebruiken voor doelen die met u zijn overeengekomen
  • niet met anderen zullen delen
  • zorgvuldig beveiligen

1. Wetgeving en definities

In dit privacyreglement wordt verstaan onder:

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals omschreven in bijlage I

Verwerkingsverantwoordelijke: de Opdrachtgever die als natuurlijk- of rechtspersoon aan de Opdrachtnemer, eveneens Verwerker, opdracht heeft gegeven tot het verrichten van werkzaamheden.

Verwerking: De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking: verzamelen, vastleggen en ordenen, bewaren, bijwerken en wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is. 

2. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Heijkants & Partners B.V. 

3. Verantwoordelijke

Heijkants & Partners B.V. is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens Heijkants & Partners B.V. worden uitgevoerd.

4. Grondslagen voor en doeleinden van de verwerking

De verwerking van persoonsgegevens vindt meestal plaats om uitvoering te geven aan de met u gesloten overeenkomst of om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. Er kan ook een gerechtvaardigd belang zijn om gegevens op te slaan en te gebruiken, voor het onder de aandacht brengen en aanbieden van nieuwe of verbetering van bestaande diensten of actuele informatie, het beantwoorden van vragen van bezoekers van de website, het versturen van nieuwsbrieven of het verzamelen van gegevens voor analyse van de website.

In een enkel geval kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken en dat wij u daar expliciet toestemming voor zullen vragen. Uitgangspunt is dat de verwerking van persoonsgegevens slechts gebeurt voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt.

De gegevens worden alleen verwerkt door medewerkers met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt Heijkants & Partners alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft.

5. Bewaartermijn

Heijkants & Partners B.V. bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van de aan haar opgedragen werkzaamheden, tenzij sprake is van andere wettelijke bewaarplichten. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

6. Inschakeling van derden en ontvangers van gegevens

Heijkants & Partners B.V. verkoopt geen persoonsgegevens aan derden. In het kader van onze dienstverlening kan Heijkants & Partners B.V. wel gebruikmaken van diensten van derden als (sub)verwerker, waarbij persoonsgegevens betrokken zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om specialistische werkzaamheden in het kader van pensioen of verzuimmanagement. Daarnaast maakt Heijkants & Partners B.V. bij de uitvoering van overeenkomsten gebruik van specialistische softwarepakketten, hosting en dergelijke waarin persoonsgegevens worden opgeslagen en/of verwerkt. Met al deze partijen sluit Heijkants & Partners B.V. overeenkomsten waarin afspraken over de wijze van verwerking, de beveiliging en dergelijke zijn vastgelegd.

Tot slot zijn er nog partijen die noodzakelijkerwijs ter uitvoering van de met Heijkants & Partners B.V. overeengekomen werkzaamheden persoonsgegevens ontvangen. Dat betreft onder andere de Belastingdienst, bedrijfsverenigingen, pensioenfondsen, kredietinstellingen of verzekeringsmaatschappijen. Deze partijen zijn in de regel zelf verantwoordelijk voor de verwerking en beveiliging van de betrokken persoonsgegevens.

7. Rechten van betrokkenen

U heeft de volgende rechten als betrokkene:

  • recht op informatie: het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden en met welk doel
  • recht op inzage, correctie, aanvulling of verwijdering te verzoeken van uw persoonsgegevens
  • bezwaar maken tegen of beperking te verzoeken van uw persoonsgegevens
  • het intrekken van gegeven toestemming
  • uw persoonsgegevens over te dragen aan een ander
  • een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

U kunt hiervoor een e-mail sturen marjon@heijkantsenpartners.nl 

8. Website/cookies

Op de website van Heijkants & Partners B.V. wordt gebruik gemaakt van geanonimiseerde analytische cookies voor het analyseren en verbeteren van het gebruik. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van Google Analytics. De statistieken die worden gegenereerd met deze cookies gebruiken wij alleen om de website te verbeteren. De gegevens worden niet gedeeld met derden. Er wordt geen gebruik gemaakt van tracking cookies.

9. Datalekken

Er is sprake van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt Heijkants & Partners B.V. dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de Autoriteit. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt Heijkants & Partners B.V. dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

 

Bijlage I (Persoons)gegevens

NAW gegevens en BSN

Geboortedatum-en plaats

Nationaliteit en geslacht

Telefoonnummer, e-mail adres en bankrekeningnummer

Financiële gegevens zowel zakelijk als privé